Gegevens van Access online brengen
De data (tabellen en structuur) van uw Access applicatie kunnen we online brengen. De tabellen in Access worden dan naar een database in de cloud overgezet. Uw Access applicatie wordt aangepast en gekoppeld aan deze online database. De Access applicatie blijft gewoon door functioneren, als of de data lokaal op uw pc staat. Vanaf dat moment kunt u ook buiten uw bedrijfspand de Access applicatie gebruiken en werken met dezelfde gegevens.
Power Apps
Zodra deze eerste stap is gezet en uw data in de cloud staat, kunt u er voor kiezen om bepaalde functionaliteit om te zetten in een Power App. Deze app is dan beschikbaar op alle platforms (Windows pc’s, mobiele telefoons en tablets). Power Apps zijn onderdeel van het Microsoft Power Platform. Misschien heeft u Office 365 al in huis met een aantal accounts. Een Office 365 account heeft al toegang tot een aantal basis functies van het Microsoft Power platform. U kunt dan Apps bouwen op basis van Sharepointlijsten (als database).
Wilt u de volledige kracht benutten van Power Apps en toegang verkrijgen tot alle andere onderdelen van het Power Platform, dan is het verstandig om voor elke gebruiker in uw organisatie bij Microsoft het Power App Premium abonnement af te sluiten. Op dit moment van schrijven zijn de kosten €18,- per gebruiker per maand. Mocht u maar één Power App willen gebruiken dan is er nog de een abonnement voor € 5,- per gebruiker per maand mogelijk. Met een dergelijk abonnement kunt u namelijk Apps maken die gekoppeld zijn met andere soorten online databases (Dataverse, SQL Server, SQL Server (in Azure), MySQL, Oracle,etc.) .Ook zijn er rechtstreekse koppelingen mogelijk met bijvoorbeeld Excel, Dropbox, OneDrive, Boekhoudsoftware, Outlook, etc. Op dit moment zijn er al meer de 300 koppelingen beschikbaar voor Power Apps.
Met het premium abonement krijgt uw de beschikking over Dataverse databases (250 MB). Voor andere professionele databases zult u nog een apart abonnement moeten afsluiten. Er zijn voor elk soort database voor- en nadelen te benoemen, het is ook afhankelijk het huidige gebruik van databases in uw organisatie. We helpen u graag met het maken van deze belangrijke keuze. De database met de meeste mogelijkheden is SQL Server. Hosting van deze database kan al voor 10,- per maand bij sommige providers.
Terwijl u doorwerkt met uw huidige Access applicatie, kunt u stapsgewijs Power Apps gaan ontwikkelen of laten ontwikkelen die uw bedrijfsprocessen beter ondersteunen.
Een aantal voorbeelden:
U levert goederen of diensten aan klanten, u kunt de data van de werklijsten, die misschien nu via mail verstuurd worden aan uw buitendienst medewerkers, ook als App aanbieden. De gegevens zijn daardoor altijd actueel en beschikbaar. De medewerker kan vervolgens met de App terugmelden wanneer een taak is uitgevoerd en gegevens toevoegen. Op kantoor heeft u daardoor direct de data beschikbaar in Access en een actueel overzicht over de bedrijfsprocessen.
Misschien maakt u wel eens offerte buiten de deur tijdens een intake/verkoopgesprek en noteert u de offerte gegevens op papier of in Word. Op een later moment maakt u de offerte in Access. Met een Power App kunt u tijdens het gesprek direct de gegevens invoeren en daarna de offerte als pdf versturen aan de klant.
U kunt Power Apps ook gebruiken om een Dashboard te tonen met omzetcijfers en kentallen. Power Apps koppelt eenvoudig met diverse systemen waardoor u gegevens eenvoudig in één overzicht bij elkaar kunt brengen.
Er zijn wereldwijd veel Access applicaties die nog prima functioneren. Het is zonde en ook zeer kostbaar om alle functionaliteiten opnieuw in een web-applicatie te programmeren. Door bovenstaande Hybride Access oplossing kunt u met u tijd mee gaan en de voordelen van het internet benutten. Zodra de stap Access naar online database is gezet, kunt u op uw eigen tempo mobile Power Apps ontwikkelen die u bedrijfsprocessen optimaal ondersteunen.
